プライバシーポリシー

1. 取得する情報

本サービスは、以下の情報を取得します。

• アカウント情報：氏名、メールアドレス、所属組織名、ロール
• 利用者データ：物件・テナント・契約・請求・費用・修繕等、 本サービスにアップロードされた業務データ
• 操作ログ：監査ログ、ログイン履歴、IP アドレス、UserAgent
• 利用状況：ページ閲覧、機能利用、エラー発生

2. 利用目的

取得した情報は、以下の目的のためにのみ利用します。

• 本サービスの提供・運営・障害対応・セキュリティ
• 機能改善・新機能開発（個人を特定しない統計的な利用分析）
• 監査・法令遵守
• 利用者へのサポート対応・重要なお知らせの送付

3. データの分離（マルチテナント）

本サービスはデータベースの Row-Level Security により、組織（テナント）間の データを物理的・論理的に分離しています。組織を跨いだデータの参照・処理は、 利用者・当社のいずれによっても行えません。

4. AI 処理

本サービスは、PDF・Excel 等の文書を解析するため、利用者がアップロードした ドキュメントを OpenAI 等の LLM プロバイダに送信する場合があります。 送信内容は当該事業者の定める利用規約・プライバシーポリシーに従って処理され、 学習目的での利用は無効化（オプトアウト）されています。

AI 抽出結果には HITL（人間による承認）を必ず挟むため、AI 単独で利用者データを 書き換えることはありません。

5. 第三者提供

以下の場合を除き、利用者データを第三者に提供しません。

• 利用者の事前同意がある場合
• 法令に基づく開示要請に応じる場合
• 業務委託先（クラウドインフラ・LLM プロバイダ等）に必要最小限の範囲で 提供する場合（当該委託先には適切な秘密保持義務を課しています）

6. 保管期間

利用者データは、原則として、利用者がアカウントを削除するまで、 または法令で定められた保管期間（電子帳簿保存法等）が満了するまで保存します。ただし、次に述べるとおり、これより前に消去されるものがあります。

削除の扱いはデータの種類によって異なります。物件など一部のデータは、削除操作をされると まず論理削除（画面から見えなくなる状態）となり、権限のある利用者が 復元できます。一方、操作によっては論理削除を経ずに直ちに完全消去されるものもあります（契約の削除、メンバーの所属解除、物件の即時削除など）。

このほか、次のデータは一定期間の経過を条件に自動的に消去されます。

• 取り込み機能にアップロードされた原本ファイルのうち、業務データから参照されて いないもの。作成日時または最終更新日時（新しい方）から既定で 24 時間を 超えたものが対象です（参照されなくなった時点からではありません。⚠ そのため、以前にアップロードされたファイルが参照されなくなった場合は、 まもなく消去されることがあります）。これらの日時をいずれも読み取れない場合は、消去の対象としません
• ファイルをアップロードする途中で一時的に置いたファイル。登録の処理がファイルを 取り出したあとは、成功・失敗を問わずその時点で消去します。PM レポートの 取り込みのように複数のファイルをまとめて送る場合は、送信の途中で失敗したときも、 その時点で消去します。これらの処理で消去されずに残ったもの（画面を閉じた場合や、 消去に失敗した場合など）は、定期処理で作成日時または最終更新日時（新しい方）から 既定で 24 時間を超えたものを消去します。この定期処理では、これらの日時のどちらか一方でも読み取れない場合は、 消去の対象としません
• 発生事象に添付したファイル。添付を削除した場合、ファイル本体は削除から 30 日を超えたときに消去します。アップロードが完了しなかった添付は、作成から 24 時間を超えたときに削除した扱いにし、ファイル本体を消去します。 添付の記録が残っていないファイルは、作成日時または最終更新日時（新しい方）から 30 日を超えたものを消去します（記録が消えた時点からではありません。⚠ そのため、以前に添付したファイルは、記録が消えるとまもなく消去されることがあります。 どちらか一方でも読み取れない場合は消去の対象としません）
• 招待用の確認コード（作成から 7 日後）
• 不具合調査のためのクライアント側エラーログ（記録から 90 日後）
• 社外向けページ（NDA 署名・見積り）で不正利用を防ぐために一時的に記録する アクセス情報（IP アドレスを含みます）。 5 分単位の集計枠ごとに記録し、枠の開始時刻から 15 分を過ぎたものが対象です（個々のアクセスから 15 分ではありません）
• 外部統計データを取り込む際の中間データ。取り込みが正常に完了した分は その時点で消去します。処理が中断するなどして残った分は、取得から 1 日を超えた後、次回の取り込み処理のときに消去します
• 論理削除された物件（90 日後。⚠ この自動消去は運用設定によって有効になっている 場合に行われます）

⚠ これらの消去には、期限の到来と同時ではなく、関連する処理が次に実行された ときにまとめて行われるものがあります（招待用の確認コード、エラーログ、 社外向けページのアクセス情報、外部統計データの中間データ）。 一時的に置いたファイルと発生事象に添付したファイルは、1 日 1 回の定期処理で順次消去します。 1 回に処理できる件数には上限があり、消去に失敗することもあるため、期限を過ぎてから消去されるまで 数日以上かかる場合があります。

監査ログは、利用者による編集・削除ができません（データベース上で拒否されます）。これは説明責任を担保するためであり、 法令・規制対応上必要な期間、保管します。

7. セキュリティ

• 通信経路は TLS 1.2 以上で暗号化
• 保存時の暗号化は Supabase インフラのデフォルト暗号化を利用
• パスワードは bcrypt 系アルゴリズムでハッシュ化、平文保管なし
• セッショントークンは HttpOnly Cookie + 署名付き
• 機能ごとに定めた操作を監査ログに記録します（すべての操作を網羅するものではありません）
• ログイン（成功・失敗）と、電子書庫・データルームの文書のプレビュー・ダウンロードは、日時・IP アドレス・端末情報（UserAgent）とともに監査ログに記録します

8. 利用者の権利

利用者は、自己の個人情報について、以下の権利を有します。当社窓口（お問い合わせ）よりお申し出ください。

• 開示請求
• 訂正請求
• 削除請求（法令上の保管義務がある場合を除く）
• 利用停止請求

9. Cookie・流入計測の利用

本サービスはセッション維持・利用者設定の保存・セキュリティ目的で Cookie を 利用します。あわせて、お問い合わせの流入経路を把握する目的で、初回訪問時の 流入元情報（参照元 URL・広告キャンペーンの識別子（utm 等）・着地ページ）を 自社ファースト パーティ Cookie に最大 90 日間保存し、お問い合わせ送信時に 当該情報を当社が受領・保管します。これは「どの経路からのお問い合わせか」を 自社で測定し広告施策を評価するための利用であり、第三者の広告配信ネットワーク への提供や第三者 Cookie によるターゲティング広告には利用しません。

10. 改定

本ポリシーは予告なく改定する場合があります。重要な変更については利用者へ 事前に通知し、本ページにて施行日を明示します。